Der Wunsch nach Modernisierung des gesamten EDV-Systems und die Einführung eines Online-Terminreservierungssystems führten im Frühjahr 2004 bei der Zahnarztpraxis Dr. Krampf-Farsky zur Implementierung des neuen Microsoft Windows Small Business Server 2003. Der Microsoft Partner Metadata IT-Solutions GmbH zeichnete für die Umsetzung verantwortlich.

Altmodisch anmutende Zahnarztpraxen, die den Patienten schon alleine wegen ihrer Atmosphäre Unbehagen verursachen, gehören heute zunehmend der Vergangenheit an. Der Gang zum gefürchteten Zahnarzt wird durch modernste Zahnmedizin, gepaart mit umfassender zahnhygienischer Beratung, vereint in einer Praxis am neuesten Stand der Technik um ein Vielfaches angenehmer. Eines dieser zeitgemäßen medizinischen Dienstleistungsunternehmen, die Maria Enzersdorfer Zahnarztpraxis Dr. Eva Krampf-Farsky (www.zahnarzt.at), ist nicht nur in zahnmedizinischen Belangen am letzten Stand der Technik. Auch die Hard- und Software soll immer den modernen Erfordernissen des beginnenden 21. Jahrhunderts entsprechen. Nicht zuletzt aus diesem Grund wurde daher die Praxis im Frühjahr 2004 von Microsoft Partner Metadata IT-Solutions auf den neuen Microsoft Windows Small Business Server 2003 umgerüstet.

Wunsch: einfache Verwaltung, zentrale Datenablage, Mailmöglichkeit

„Wir wollten unsere Verwaltung vereinfachen, ans Netz angebunden werden, sowie eine zentrale Datenablage und Mailmöglichkeit erhalten“ schildert Oskar Krampf, bei Dr. Krampf-Farsky für die IT zuständig, die Beweggründe für die Serverumstellung. Denn zuvor gab es nur einzelne PCs, die zum Teil in einer Arbeitsgruppe zusammenarbeiteten, was den aktuellen und zukünftigen Erfordernissen einer modernen zahnärztlichen Praxis nicht mehr entsprach. „Wir wollten Internet- und Mailzugang auf jedem der fünf Arbeitsplätze haben, wobei die diesbezügliche Sicherheit zentral verwaltet werden sollte. Dazu kam, dass wir ein Online-Terminreservierungssystem einführen wollten, das wiederum laufende Updates der zu verwaltenden Termine erforderte. Uns ging es aber auch um Up- und Downloads von Patienteninformationen, wie unter anderem für die Planung von kieferorthopädischen Maßnahmen. Zu diesem Zweck müssen zum Beispiel Bilder und dergleichen an eine amerikanische Firma für Kieferorthopädie geschickt werden.“

Remote-Zugriff wichtig

Vor der Umstellung auf den neuen Microsoft Windows Small Business Server 2003 wurden seitens der Praxis Dr. Krampf-Farsky mehrere Ziele genannt, die zur Verbesserung der früheren Situation führen sollten. Nicht nur die Anbindung an das Internet mittels einer Standleitung, sondern auch ein damit verbundener effizienter Virenschutz, eine zentrale Sicherung, sowie die Arbeitsmöglichkeit der Mitarbeiter via Remote-Zugriff sollten gewährleistet werden. Sämtliche Zahnärzte und Mitarbeiter der Praxis sowie die Buchhaltung sollten via Remote-Zugriff mit ihren Dateien und Mails arbeiten können. Krampf zum Erfolg dieser Funktion: „Der Remote-Zugriff ist für zahnärztliche Planungen genauso wichtig wie für die unabdingbaren Verwaltungsaufgaben. Hier kann ich feststellen, dass seit der Umstellung gerade diese Funktion wesentlich stärker genutzt wird, als ursprünglich projektiert war.“

Online-Terminreservierungssystem als Kernstück

Um den Patienten eine rasche und kundenfreundliche Terminvereinbarung zu ermöglichen, und gleichzeitig dabei die Rezeption von der telefonischen Terminvereinbarung zu entlasten, wurde ein Online-Terminreservierungssystem geplant und umgesetzt. Damit wird nicht nur gewährleistet, dass sich die Patienten bequem und uhrzeitunabhängig via Internet anmelden können, sondern es wird vielmehr auch der Rezeption ermöglicht, sich verstärkt während der Ordinationszeiten auf die Betreuung der Patienten zu konzentrieren. Krampf: „Unser Ziel ist es, diese Art der Terminvereinbarung zu forcieren. Der Zeitaufwand für die telefonische Terminabsprache kann damit erheblich reduziert werden. Pro Termin sind dann statt drei bis vier Minuten nur mehr 15 Sekunden Zeitaufwand erforderlich.“ Aktuell würden pro Tag bereits zwei Terminvereinbarungen über das Online-Terminreservierungssystem zustande kommen, meint Oskar Krampf.

In Zukunft soll auch die Kassenverrechnung über das Internet abgewickelt werden. Dies sei aber derzeit noch nicht aktuell, so Oskar Krampf, da die von den Sozialversicherungen angekündigte Online-Verrechnung der Kassenleistungen noch nicht realisiert wurde. „Wenn das kommt, werden wir aber das Projekt in diese Richtung weiterführen.“

Microsoft Windows SBS 2003 Premium im Einsatz

Eingesetzt wurde der Microsoft Windows Small Business Server 2003 Premium Edition. Auf den Clients ist sowohl Microsoft Windows 2000 als auch Microsoft Windows XP im Einsatz. Christian Mache von Metadata IT-Solutions, die seit Mitte des Jahres 2003 für Dr. Krampf-Farsky tätig ist, sieht einen wesentlichen Vorteil des Microsoft Windows Small Business Server 2003 in der einfacheren Administrierbarkeit: „Wir warten heute das System der Praxis großteils mittels Fernwartung, da es nicht immer möglich ist, einen Betreuer vor Ort zu haben.“

Der im Microsoft SBS 2003 standardmäßig integrierte Microsoft Internet Security and Acceleration Server 2000 fungiert als Firewall und Virenschutz für den Server. Krampf zufrieden: „Es kommt uns sehr entgegen, dass hier bereits eine effiziente Sicherheitslösung integriert ist. Denn durch unsere Internetanbindung mittels Standleitung und die zahlreichen E-Mails benötigen wir einen guten Schutz des Systems. Ohne dieses Paket hätten wir uns nach einer zusätzlichen Sicherheitslösung umsehen müssen.“